Augmenter la productivité des cliniques

Le travail effectué par le personnel d’accueil est fondamental pour le succès de tout cabinet ou clinique. Bien plus que l’accueil des patients, ces professionnels sont en charge du fonctionnement quotidien de l’entreprise.

En tant que lien entre les spécialistes médicaux et les patients, le personnel d’accueil apporte une contribution stratégique à l’activité, garantissant un centre plus organisé et plus rentable, avec des patients satisfaits et fidèles. De plus, étant donné leur position multitâche, ils ont une vision globale de l’entreprise qui peut être vitale.

Vous travaillez au sein de l’équipe de réception ? Dans cet article, nous vous aidons à commencer à développer des compétences clés telles que la gestion du temps, l’automatisation des tâches opérationnelles et l’utilisation de la technologie à votre avantage. Cela rendra votre travail encore plus efficace et valorisé dans votre cabinet. Commençons !

1. développer (approfondir) vos compétences

La qualité des soins est l’un des principaux facteurs de réussite d’une clinique. Le patient a besoin d’une bonne expérience pour être fidèle, et cela commence dès le moment où il vous contacte pour prendre un rendez-vous.

À cet égard, vos compétences interpersonnelles en matière de soins aux patients feront toute la différence. Il est important d’être capable de chercher des réponses, d’avoir un véritable intérêt à aider et de bien communiquer.

Une bonne organisation est également essentielle, car il est nécessaire de gérer différentes tâches, telles que les dates de consultation et les paiements. Cette capacité à être multitâche, à aller au-delà de ce qui est habituel et, par exemple, à créer une atmosphère agréable à la réception fait également partie de la liste.

 

2. améliorer votre productivité

En parlant de listes, saviez-vous que faire une liste de choses à faire vous aide à être plus productif ? Voici quelques conseils pour améliorer votre productivité en tant que réceptionniste dans un centre :

S’organiser 📝

– Dressez une liste de toutes les tâches à accomplir

– Classez ces tâches par ordre de priorité

– Fixez un objectif réaliste

– Planifiez votre journée en fonction des priorités et des objectifs que vous vous êtes fixés.

Concentration 💡 Concentration 💡

L’objectif est d’éviter les distractions qui nous rendent moins productifs :

– Faites taire les notifications mobiles (surtout celles de votre téléphone personnel).

– Fixez-vous 2 ou 3 moments par jour pour vérifier votre boîte de réception et répondre aux courriels.

– Si vous avez besoin d’un petit coup de pouce supplémentaire pour ne pas vous laisser distraire, l’extension Chrome StayFocusd peut vous aider.

– Essayez de ne faire qu’une seule tâche à la fois.

Prenez soin de vous 💓

Nous savons que vous aimez offrir un bon service aux patients, mais vous ne devez pas oublier votre propre bien-être !

– Mangez des aliments sains. Adoptez une alimentation équilibrée à base d’aliments frais et laissez les aliments ultra-transformés et les sucres pour les occasions occasionnelles – nous aimons tous nous faire plaisir de temps en temps ! 🍟

– Dormez environ 7 heures par jour. C’est essentiel pour que vous soyez au mieux de votre forme, tant au travail que dans votre vie professionnelle. La Fondation du cœur explique les 6 bienfaits du sommeil.

– Commencez la journée avec de l’énergie. Au lever, prenez du temps pour votre bien-être : préparez un bon petit-déjeuner et réservez du temps pour faire du sport ou une promenade. Ce que vous faites avant votre journée de travail influencera le reste de votre journée !

– Si vous êtes resté longtemps devant un écran, pensez à faire de courtes pauses pour reposer vos yeux et étirer vos muscles. À votre retour, il vous sera plus facile de vous atteler à la tâche qui vous attend.

3. Apprendre à gérer les patients mécontents

Même si toute l’équipe de la clinique s’efforce de faire du bon travail et d’être productive, des événements imprévus peuvent survenir, comme des retards ou la nécessité de reporter un rendez-vous. Si cela se produit, comment réagissez-vous aux commentaires négatifs d’un patient ?

Dans ce cas, le réceptionniste doit écouter et faire preuve d’empathie. Mettez-vous à la place de la personne, essayez de reconnaître ses sentiments et faites preuve de compréhension. C’est la meilleure façon de commencer et cela vous aidera à mieux visualiser les solutions.

Confirmez avec le patient la nature du problème pour vous assurer que vous avez bien compris la situation, essayez de ne pas vous disputer avec la personne et indiquez clairement la prochaine étape que vous allez entreprendre pour améliorer la situation. Même si vous ne pouvez pas résoudre le problème immédiatement, expliquez les mesures que vous prendrez pour résoudre votre insatisfaction et essayez d’estimer un délai de résolution.

4. Comprendre le comportement des patients

Bien que chaque patient soit différent, nous sommes sûrs que vous savez déjà quels sont les besoins et les façons de faire des patients. Par exemple, nous pouvons faire la différence entre les patients d’âge moyen et plus âgés et les patients plus jeunes. Prenez quelques secondes pour réfléchir au comportement de chaque groupe de patients.

Alors que les patients plus âgés ont tendance à préférer un contact en face à face avec le personnel du centre ou, à défaut, à être servis par téléphone, la plupart des jeunes apprécient le fait de pouvoir communiquer avec le centre en ligne. Dans cet article, nous nous concentrons sur le comportement de la nouvelle génération de patients et sur ce que vous pouvez faire, en tant que réceptionniste ou personnel de direction, pour leur fournir le meilleur service possible.

Comprendre le patient 3.0 ou numérisé

Ce n’est un secret pour personne que le comportement de la nouvelle génération de patients est différent de celui des personnes plus âgées. La popularisation de l’internet a changé notre façon de consommer des produits et des services : faire ses courses au supermarché, réserver une table au restaurant et même les opérations bancaires sont déjà imprégnées de numérique. Et le secteur de la santé ne fait pas exception.

Aujourd’hui, les gens utilisent également l’internet pour poser des questions sur la santé, rechercher des médecins, prendre des rendez-vous et même consulter un spécialiste par vidéoconférence. C’est ce qu’on appelle le patient numérique : des personnes connectées et exigeantes qui disposent de plus d’informations et de choix lorsqu’il s’agit d’être vu.

Ces patients numériques attendent un service plus personnalisé et plus souple, sont actifs sur les médias sociaux et se laissent guider par les avis d’autres patients sur l’internet. Si vous souhaitez en savoir plus sur le profil Patient 3.0, nous vous recommandons l’article suivant :

5. Apprendre à utiliser les outils numériques de la meilleure façon possible.

Et enfin, vous devez vous lier d’amitié avec la technologie. 😜

La gestion des ressources technologiques fera de plus en plus partie de la vie quotidienne de l’accueil. Les logiciels de gestion, la CRM et d’autres outils numériques peuvent faciliter vos tâches quotidiennes. C’est pourquoi nous vous recommandons de prendre le temps (et même d’investir dans des cours ou des formations formelles) d’acquérir de nouvelles connaissances et compétences technologiques : elles vous aideront à être mieux valorisé dans votre travail.

« De nombreuses tâches de gestion peuvent être automatisées grâce à l’utilisation d’Internet. Mais cela ne doit pas être considéré comme une menace, mais comme un moyen de gagner du temps.

Aujourd’hui, de nombreuses tâches de gestion peuvent être automatisées grâce à l’utilisation d’Internet. Il ne faut toutefois pas voir cela comme une menace, mais comme une aide permettant de gagner du temps sur des tâches répétitives (et peu stimulantes) afin de pouvoir se consacrer à des soins plus personnalisés aux patients.

Par exemple, saviez-vous qu’un patient sur trois prend déjà ses rendez-vous en ligne, selon les données recueillies par Doctoralia ? Pour le personnel de la réception, c’est un soulagement, car cela réduit le nombre de rendez-vous qui doivent être ajoutés manuellement à l’agenda. Pour le patient, il offre plus de flexibilité et la possibilité de voir facilement tous les horaires disponibles. En outre, il réduit considérablement le trafic téléphonique du centre.

Grâce à des outils numériques spécifiques destinés aux cliniques et aux cabinets, il est également possible de numériser toutes les informations relatives aux patients. Outre les avantages en termes de sécurité et de confidentialité, les données sont mieux organisées et beaucoup plus faciles à trouver.

Doctoralia : une solution pour optimiser la gestion ? également pour les réceptionnistes !

Saviez-vous que Doctoralia est bien plus qu’un annuaire où les patients peuvent trouver un spécialiste ? Nous proposons également des outils intuitifs et complets pour que tout le personnel du centre puisse améliorer la gestion de ses tâches quotidiennes.

Grâce au calendrier de rendez-vous médicaux pour les cliniques, vous pouvez envoyer des rappels de rendez-vous automatiques, recevoir des réservations de rendez-vous qui sont directement incluses dans le calendrier et même faire un pré-enregistrement des patients où ils peuvent demander des données avant leur arrivée au centre. Ces trois fonctionnalités, entre autres, permettent au personnel de la réception de gagner du temps sur les tâches mécaniques afin de le consacrer aux soins des patients.

En outre, nous disposons d’un nouvel outil spécifique pour faciliter et améliorer le service téléphonique d’accueil : Doctoralia Phone. Grâce à lui, vous pourrez gérer plus efficacement le trafic téléphonique, répondre à tous les appels (oui, tous !) et visualiser facilement les moments où il y a le plus d’appels entrants, les motifs d’appel les plus récurrents et même savoir quel patient vous a appelé pour pouvoir le suivre de plus près et personnellement.