5 conseils pour organiser les comptes de votre cabinet

Devoir gérer ses propres finances, que ce soit pour son cabinet privé ou pour travailler pour quelqu’un d’autre, est une nécessité constante dans la vie quotidienne des médecins spécialistes. Mais bien qu’il s’agisse d’une activité de base, la gestion financière constitue un défi pour de nombreux professionnels de la santé. Après tout, les cours de formation en médecine et autres pratiques de soins de santé abordent rarement ce sujet.

Cependant, il est important de se rappeler que les cabinets sont aussi des entreprises. Ainsi, au-delà de la maîtrise des connaissances techniques du domaine et de la fourniture de soins de qualité, une entreprise de santé qui espère rester compétitive sur le marché et survivre aux crises doit prendre soin de ses finances.

Si vous avez des difficultés dans ce domaine ou si vous souhaitez simplement approfondir vos connaissances, vous trouverez ci-après de précieux conseils qui vous aideront dans la gestion financière de votre cabinet.

Quelle importance revêtent les finances pour les spécialistes et votre cabinet médical ?

Dans les grands établissements de soins de santé, tels que les hôpitaux ou les polycliniques, il est courant qu’une équipe financière soit dédiée. Dans un cabinet médical privé, en revanche, ce sont souvent les médecins eux-mêmes qui cumulent ce type de fonctions, s’occupent de la comptabilité et ne savent pas toujours comment s’y prendre de la meilleure façon.

Face à la surcharge des visites et des diverses activités de gestion, les professionnels de la santé peuvent finir par laisser de côté cette tâche essentielle, perdant un peu le fil de leurs principales dépenses, de leur production ou de leur perte. C’est alors qu’un problème commence à se poser, car ce type d’information est fondamental pour l’organisation et le succès de toute entreprise, et il en va de même pour un cabinet.

« Les professionnels de la santé peuvent finir par laisser de côté cette tâche essentielle et perdre le fil de leurs principales dépenses. »

Une entreprise qui n’accorde pas l’attention voulue à ses finances peut oublier ou ignorer les paiements d’impôts et même faire des projections de dépenses et de bénéfices, ce qui entraîne un grand manque de prévisibilité, ainsi que d’éventuels intérêts et pénalités.

Comment organiser vos comptes ? 5 conseils financiers pour les médecins

Maintenant que vous êtes pleinement conscient de l’importance des finances pour les spécialistes de la santé, nous avons sélectionné quelques conseils pour vous aider à maintenir l’équilibre financier de votre cabinet.

1. séparer les dépenses personnelles et professionnelles

Mélanger les comptes personnels et professionnels est une erreur courante, surtout pour ceux qui démarrent un cabinet et font leurs premiers pas en tant que professionnels indépendants.

En examinant vos comptes, pouvez-vous faire la différence entre vos propres dépenses et celles du cabinet ?

Pour avoir une meilleure idée de vos revenus, vous devez être capable de séparer ces deux types de dépenses. Cela profitera à la fois aux comptes de l’entreprise et à vos comptes personnels, car cela vous donnera une idée de votre capital mensuel sans compromettre les comptes de l’entreprise.

La première étape consiste à ouvrir un compte bancaire pour la consultation. Il existe plusieurs banques qui offrent des avantages pour faire partie de la communauté des soins de santé. Vous pouvez ensuite établir un taux de « salaire » mensuel que vous pouvez retirer de temps en temps.

2. enregistrer le flux de trésorerie

L’enregistrement des entrées et des sorties d’argent est essentiel pour toute entreprise. Le flux de trésorerie est un enregistrement de l’actif (bénéfices) et du passif (dépenses) d’une entreprise sur une période donnée.

Grâce à cet enregistrement de toutes les transactions financières, vous pouvez projeter et calculer le solde du cabinet, ainsi que maintenir le fonds de roulement, c’est-à-dire la différence entre les ressources disponibles et la somme des dépenses à payer.

Vous devez inclure dans votre flux de trésorerie tout ce que vous avez reçu et tout ce que vous avez payé, même si cela semble être un montant faible ou insignifiant.

C’est également un excellent moyen de découvrir quelles sont vos principales sources de revenus et quels services ou procédures génèrent le plus de revenus pour vous.

Savez-vous d’où vient l’argent qui entre dans votre cabinet ? L’identification des activités, services ou procédures qui génèrent le plus de revenus pour vous, ainsi que des profils de patients, vous permettra de mieux planifier vos investissements futurs.

Lire aussi 👉 Comment optimiser les coûts dans votre cabinet.

3. Connaître vos coûts fixes et variables

Pour mieux maîtriser les finances de votre cabinet, vous devez également comprendre la différence entre les coûts fixes et les coûts variables. La connaissance de ces deux concepts vous permettra de prévoir les dépenses futures de votre entreprise et de planifier vos prochains mois.

Les coûts fixes sont des coûts qui ne sont pas directement liés au nombre de patients vus, mais qui sont présents chaque mois, comme le loyer du cabinet ou les salaires du personnel. D’autre part, les coûts variables évoluent en fonction du nombre de patients et des procédures effectuées, y compris, par exemple, les produits jetables et les médicaments.

Si vous remarquez que vous avez acheté une certaine quantité de matériaux au cours des derniers mois, par exemple, vous pouvez supposer qu’une quantité similaire sera nécessaire pour les mois suivants. De cette manière, vous pouvez programmer un achat plus important ou choisir de le faire sur une base trimestrielle ou semestrielle, ce qui augmente également les chances d’obtenir un rabais auprès des fournisseurs.

4. Anticipez l’inattendu

Les imprévus arrivent et, lorsqu’ils surviennent, la meilleure façon de les éviter est de disposer d’une réserve financière. Il s’agit d’une règle d’or qui s’applique à la fois à votre vie personnelle et professionnelle, et qui revêt une grande importance dans les deux cas.

Votre réserve financière peut se trouver sur un compte d’épargne d’entreprise, mais il existe aussi des placements simples qui rapportent un peu plus.

Cela permettra à l’entreprise de se maintenir même en cas d’événements imprévus, tels que la réduction du nombre de patients causée par la pandémie de COVID-19.

En fait, si vous êtes bien organisé, une partie de cet argent peut également être investie dans d’autres actions visant à promouvoir la croissance de votre cabinet, par exemple en investissant dans le marketing pour augmenter l’acquisition de patients ou améliorer leur expérience.

Lire aussi 👉 Comment mettre en œuvre une stratégie centrée sur le client dans votre cabinet.

5. Rassemblez toutes vos données en un seul endroit

Disposer d’une base de données contenant vos données financières est le meilleur moyen de suivre les résultats de votre cabinet.

Facturation, nombre de consultations réservées, pourcentage de patients nouveaux et récurrents sur une période donnée, paiements effectués et en attente… Tous ces détails ont un impact direct sur vos finances, et le fait de disposer de ces informations vous permettra de prendre de meilleures décisions commerciales.

Mais comment obtenir ces données ? L’extraction manuelle peut prendre beaucoup de temps et, même dans ce cas, elle est sujette à l’erreur humaine. C’est pourquoi il est préférable de disposer d’un outil spécialement conçu pour vous aider à gérer les finances de votre cabinet.

Avec l’outil Rapports de l’agenda en ligne de Doctoralia, vous pouvez consulter ces données et bien d’autres encore :

Nominations par origine
Rendez-vous avec les nouveaux patients par rapport aux patients récurrents
Évolution de vos revenus
Pourcentage de non-présentations et de rendez-vous annulés
Pourcentage de nominations par type de service
Rendez-vous par traitement, service ou assureur maladie
Et plus encore !

Ce tableau de bord vous permet de surveiller vos revenus en générant des rapports de pratique en temps réel et de manière très visuelle. En outre, vous pouvez personnaliser et filtrer les données en fonction de vos préférences et les exporter de manière rapide et intuitive.

Découvrez l’agenda en ligne de Doctoralia

Un outil tout-en-un pour gérer votre cabinet, accroître votre réputation en ligne et améliorer l’expérience de vos patients.

Je veux en savoir plus

N’oubliez pas de séparer les dépenses personnelles et professionnelles, d’enregistrer les flux de trésorerie, de contrôler les coûts fixes et variables, d’anticiper les imprévus et de disposer d’un outil qui vous montre toutes les données pertinentes concernant votre cabinet en un seul endroit et de manière visuelle.

Que pensez-vous de ces conseils de base pour gérer plus efficacement les coûts de votre cabinet ? Si vous l’avez trouvé intéressant, veuillez le partager avec d’autres spécialistes. 😊